Nach einem langen Arbeitstag ist auf dem Schreibtisch einiges los. Zwischen zwei Kaffeetassen, der Kamera, dem neuen digitalen Wecker - einem Werbegeschenk eines Lieferanten - und der Materialprobe aus der Werkstatt liegen mehrere Stapel von Papieren und Telefonnotizen. Außerdem sind im Outlook mindestens ein Dutzend neue Termine Ideen, Termine und to-do’s hinzugekommen. Und im Postfach liegen noch ein paar ungeöffnete Mails - da ist mit weiterem Ungemach zu rechnen.

Wenn Sie sich jetzt überlegen, wie Sie das alles anpacken sollen - wie gehen Sie vor? Wie wollen Sie die Aufgaben und Ziele abarbeiten? Zuerst das Einfachste und Angenehmste? Oder zuerst das irgendwie Wichtigste? Gehen Sie einfach reihum? Haben Sie sich ein System zurechtgelegt? Oder arbeiten Sie einfach drauf los, weil ein System eh’ schon wieder zu viel Zeit kostet?

Wir alle haben gewisse Vorlieben und Gewohnheiten, an denen wir uns bei der Arbeit orientieren. Dazu kommt, dass von oben und von unten Druck kommt: von Vorgesetzten und Mitarbeitern, von fälligen Terminen und vom Zufall. Wenn Sie aber über den Zweck der momentanen Tätigkeit aus auf den Sinn des Ganzen schauen, dann stehen da immer Ihre Ziele - Ihr Erfolg. Daran werden Sie gemessen. Und Erfolg können Sie nur haben, wenn Sie die wichtigen Aufgaben erledigen. Gut erledigen.

Also geht es darum, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Das mag vom Inhaltlichen zuweilen schwierig sein. Aber an den Randbedingungen können Sie es erkennen. Und dazu gibt es eine recht simple, und dennoch effektive Hilfe: das so genannte Eisenhower-Fenster.

Der amerikanische General und spätere Präsident Dwight Eisenhower hat sein Zeitmanagement auf eine einfache Formel gebracht.

In einem ersten Schritt müssen die Tasks mit einem Etikett versehen werden:

• wichtig oder unwichtig?
• dringend oder nicht dringend?

‘Wichtig’ bezieht sich auf den Inhalt, auf das Sachliche. Wichtige Aufgaben bringen Sie dem Ziel ein Stück näher.
‘Dringend’ ist eine zeitliche Eigenschaft. Hier geht es um Termine und Fristen. Wenn Sie Fristen einhalten, kann Nutzen entstehen.

Diese Eigenschaften können nun leicht dargestellt werden, und in dieser Form haben Sie das Eisenhower-Fenster wohl bereits gesehen:

Damit haben Sie sofort eine Entscheidungshilfe zur Hand, mit der Sie Ihre Aufgaben effizient auf die Reihe kriegen.

Unwichtig und nicht dringend? Nein sagen oder Papier in den Korb werfen. Auch wenn es schwer fällt. Und manchmal fällt es sehr schwer …
Unwichtig, aber dennoch dringend? Wem können Sie die Aufgabe anvertrauen?
Wichtig, aber nicht dringend? In die Terminplanung aufnehmen und dafür sorgen, dass es klingelt, wenn es so weit ist.
Wichtig und dringend? Jetzt gleich anpacken.

Im täglichen Trubel ist es nicht so einfach, sich an ein solches Schema zu halten. Darum ist es vielleicht gut, das Eisenhower-Fenster mit konkreten Situationen und den dazu gehörenden Tätigkeiten auszustatten. Dadurch kann das Schema etwas lebendiger werden. Und was lebendig ist, macht mehr Eindruck.

Und was den Trubel anbelangt: manchmal ist es auch gut, einen Moment innezuhalten und sich zu überlegen: es geht nicht nur um meine Arbeitszeit - es geht auch um meine Lebenszeit. Womit will ich die eigentlich verbringen? Wo soll mich mein Erfolg hinführen?

Nach dieser Überlegung ist es vielleicht nötig, einige Dinge auf Wichtigkeit und Dringlichkeit zu überprüfen. Aber dafür gibt es ja schließlich das Eisenhower-Fenster.